Beiträge

Mit Ressourcen jonglieren

Wer regelmäßig mit der Organisation von komplexen Veranstaltungen beschäftigt ist, kennt das Gefühl, dass man zwischendurch den Überblick verliert. Man fragt sich, wer eigentlich was, wann und wo macht. Noch schwieriger wird es, wenn kurzfristige Änderungen wie Terminverschiebungen, Absagen oder eine Verlegung des Veranstaltungsortes hinzukommen und man regelrecht mit den verfügbaren Mitteln „jonglieren“ muss.

Avendoo® Black Edition überblickt das Chaos

Einen schnellen Überblick über den Auslastungsgrad Ihrer Standorte, Referenten oder Materialen können Sie sich nun mit einem Klick in der Avendoo® Black Edition anzeigen lassen. Die Avendoo® Black Edition eignet sich für Unternehmen und Akademien mit einem vielfältigen Angebot an Präsenzveranstaltungen. Ihr bestehendes Veranstaltungsmanagement wird also ideal ergänzt mit einer übersichtlichen Ressourcenplanung.

Gantt-Diagramme für monatliche Einsatzpläne

Balkendiagramme – unter Projektmanagern auch Gantt-Diagramme genannt – veranschaulichen Ihnen visuell den Einsatz Ihrer Ressourcen. Terminüberschneidungen erkennen Sie somit direkt. Die Verteilung Ihrer Buchungen wird Ihnen für einen gesamten Monat wiedergegeben.

Der Referent sagt ab und der Raum wird renoviert?

Möchten Sie Belegungen ändern, gelangen Sie über den Veranstaltungstitel zu Ihrem Veranstaltungs-Assistent. Buchen Sie den Termin Ihres Referenten schnell auf einen anderen Tag um und Ihr Referent erhält eine automatische Benachrichtigung. Auch Abwesenheiten, Feiertage oder standortgebundene Besonderheiten (z.B. Bauarbeiten) können in den Übersichten farblich dargestellt werden, um Terminkonflikte zu vermeiden.

Hands-on lernen mit Materialen

Kommt bei Ihren Schulungen ein bestimmtes Equipment zum Einsatz? Kein Problem, denn für Veranstaltungen benötigte Maschinen, mobile Endgeräte oder andere Materialien lassen sich bequem über Avendoo® in den Gantt-Diagrammen als gebucht anzeigen. Planen Ihre Kollegen eine ähnliche Veranstaltung, sehen sie mit einem Blick, ob die Materialien zur Verfügung stehen.

 

 

Ein Blog-Beitrag von Kathi Schumacher

Zum Thema Avendoo® Black Edition siehe auch:

Lerntrainings für Privatkunden – Swisscom Academy macht’s möglich

Das Veranstaltungsmanagement im Einsatz

Veranstaltungen vorbereiten, durchführen und nachbereiten – wenn es um die Organisation und Verwaltung von Veranstaltungen und deren Teilnehmern geht, unterstützt das integrierte Veranstaltungsmanagement von Avendoo® viele Aufgaben. Aus diesem Grund setzt auch Swisscom Academy auf die Lernwelt.

Swisscom Academy – das Lern- und Trainingsangebot der Swisscom Schweiz

Swisscom Academy bietet verschiedenste Lern- und Trainingsangebote an, die z.B. dabei helfen, sich in der digitalen Welt zurechtzufinden. Gleichzeitig soll so auch die Begeisterung für neue Produkte und Innovationen geweckt werden. Von konventionellen Schulungen mit Tipps & Tricks zur Gerätebedienung und Workshops in Kleingruppen bis hin zu Pre-Launch-Events, bei denen Produkte vorgestellt werden, die noch nicht im Handel erhältlich sind – Swisscom Academy bietet das passende Angebot. Die Anmeldung zu einem solchen Training ist für Privatkunden nicht nur online, sondern z.B. auch im Shop vor Ort möglich.

Bei der Vielzahl der Angebote ist das Verwalten der einzelnen Veranstaltungstermine und deren Teilnehmer/innen keine einfache Sache. „Die bestehende Lösung war nicht mehr zeitgemäß und bot auch nicht die Flexibilität, um das gesamte Angebot abzubilden. Nebst dem großen händischen Aufwand mussten auch oft Umgehungslösungen gefunden werden, welche das Kundenerlebnis bei der Buchung einer Veranstaltung oder beim Stöbern im Angebot nach unten sinken ließ. Weil Avendoo® schon sehr lange bei Swisscom für interne Zwecke im Einsatz ist, haben wir natürlich eine Lösung mit Avendoo® angestrebt.“, so Gregor Trefzer, Projekt-Verantwortlicher bei Swisscom.

Gesagt oder besser: gewünscht, getan. Gemeinsam mit unseren Softwareentwicklern ist die Anzeige des Trainingsangebotes entwickelt und in den Swisscom Webauftritt eingebunden worden. Hinter jedem Lern- bzw. Trainingsangebot steckt eine Avendoo®-Veranstaltung. Klickt ein Interessent eine Veranstaltung an, erscheint zunächst eine Modulbeschreibung und nach der Terminauswahl das passende Registrierungsformular für die Eingabe der persönlichen Daten. Mit Klick auf „Verbindlich anmelden“ wird im Hintergrund ein Avendoo® Account erstellt – Anmeldung am ausgewählten Termin inklusive. So können alle weiteren Standard-Funktionen von Avendoo® für das Terminangebot genutzt werden.

Auch für die Mitarbeiter, die das Lernangebot erstellen, ist diese Lösung vorteilhaft: Werden in Avendoo® neue Veranstaltungen oder neue Termine einer bestehenden Veranstaltung hinzugefügt, erscheint das Angebot auch automatisch im Webauftritt von Swisscom Academy.

„Da für jeden Teilnehmer einer Academy Veranstaltung ein eigener Avendoo® Account erstellt wird, wäre sogar in Zukunft so auch E-Learning möglich. Mit Hilfe eines personalisierten Links könnten Teilnehmer gezielt zu Lerninhalten geleitet werden, die online zur Bearbeitung freigegeben sind.“, so Projekt-Assistent Dominic Jacobsmeyer, der auf unserer Seite für das Projekt verantwortlich ist.

Schnittstellen und andere Herausforderungen

Swisscom Academy Avendoo

„Die größte Herausforderung lag ganz klar in der Vielzahl der Schnittstellen, denn alle Systeme müssen einwandfrei die Daten untereinander austauschen und synchronisieren können. Eine Schnittstelle war beispielsweise die zu einem externen Kommunikationssystem, mit dem die generelle Kommunikation der Swisscom mit Kunden abläuft, damit Termin- oder Teilnahmebestätigungen auf Wunsch auch postalisch versendet werden können.“

Eine weitere Herausforderung waren die unterschiedliche Mitarbeiter-Gruppen, die für bzw. mit Academy arbeiten: Neben der Online-Anmeldung können sich Interessierte natürlich auch in den Swisscom Shops vor Ort anmelden. Für das dort eingesetzte CRM-System musste daher ebenfalls eine Schnittstelle entwickelt werden. Außerdem können auch die Telefon-Agenten Anmeldungen zu einer Veranstaltung annehmen und Stornierungen oder Umbuchungen telefonisch durchführen. Dafür arbeiten sie mit einer auf sie zugeschnittenen Autorenoberfläche, die vor allem durch eine Besonderheit besticht: Die Accounts sind zeitlich begrenzt und nur für 1 Tag gültig – so kann sichergestellt werden, dass die Daten nicht an Dritte gelangen, sollte ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.

„Seit Beginn des Projektes sind schon mehr als 20.000 Teilnehmer/innen mit Hilfe von Avendoo® verwaltet worden“

Von der Idee bis zur fertigen Umsetzung sind einige Monate verstrichen, da allein das Zusammentragen der einzelnen Anforderungen und Schnittstellen äußerst zeitintensiv war. „Hat sich dann während der Konzeptionsphase eine Anforderung geändert, mussten alle vorherigen Schritte wieder hinterfragt werden. Da kann man schon einmal den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen. Aber die Mühe hat sich definitiv gelohnt“, so Dominic Jacobsmeyer weiter. Seit Februar 2015 steckt hinter jedem Training Avendoo®.  Aktueller Zwischenstand? Mehr als 20.000 Teilnehmer/innen abgewickelt.

Was sagt die Swissom selbst zu dem Projekt?

Gregor Trefzer, Hauptverantwortlicher für das Projekt Swisscom Academy „Weil Avendoo® bei uns bereits für interne Schulungen im Einsatz war, lag es nahe, dieses Tool auch für unsere Zwecke einzusetzen, auch weil wir von einer Fülle von vorhandenen Funktionen profitieren konnten. Eine große Herausforderung war es, die Anforderungen detailliert zu definieren und auch die ganzen Um-Systeme zu kennen, um diese geschickt einzubinden. Plangemäß und ohne größere Probleme konnten wir dann im vergangenen Herbst fließend auf die neue Plattform umstellen. In der Zwischenzeit haben sich bereits neue Anforderungen und Wünsche ergeben, die wir teilweise schon umgesetzt haben oder aber auch zukünftig gerne mit der Magh und Boppert GmbH und Avendoo® umsetzen.“

 

Ein Blog-Beitrag von Jennifer Jordan


 

Das Veranstaltungsmanagement wächst

Blog Beitrag StandorteNeue Funktionen: Standorte, Terminvervielfältigung und mehrfache Terminbearbeitung

Das Verwalten und Organisieren von Veranstaltungen ist ein aufwändiger Prozess, bei dem Avendoo® alle Beteiligten bestmöglich unterstützen möchte. Auf Basis unserer eigenen Ideen, aber auch durch Gespräche mit Kunden und Interessen ist daher in den letzten Wochen und Monaten das Veranstaltungsmanagement weiter gewachsen: Mit der neuen Avendoo14 Generation wird das Anlegen von Standorten und Räumen, eine Terminvervielfältigung und die mehrfache Terminbearbeitung möglich sein. Außerdem werden im Veranstaltungs-Assistenten einige Design-Anpassungen vorgenommen, damit alle Funktionen einfach und intuitiv zu bedienen sind.

Standorte und Räume einfach verwalten

Wenn Sie für Ihre Lernenden Veranstaltungen anbieten möchten, die an verschiedenen Standorten stattfinden, so haben Sie fortan die Möglichkeit, die Standorte einmalig anzulegen und auf die dabei hinterlegten Daten (Adresse, Ansprechpartner usw.) jederzeit erneut zuzugreifen. Dadurch sparen Sie viel Zeit, da Sie die Daten nicht jedes Mal neu eingeben müssen und die Standortdaten mehrfach wiederverwenden können. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, für den Standort verschiedene Räume zu erstellen. Fügen Sie zu den erstellen Räumen noch die vorhandene Ausstattung hinzu (Beamer, Anzahl der Computer o.Ä.) verringern Sie den Organisationsaufwand weiter. Mit Bildern und weiteren Medien verleihen Sie dem Standort und den Räumen anschließend ein Gesicht. So wissen Ihre Teilnehmer direkt, wo sie sich hinbegeben müssen und finden den Weg schneller.

Zeit sparen mit der Terminvervielfältigung

Je nach dem, um welche Veranstaltung es sich bei Ihrer Aus- und Weiterbildung handelt, kann diese einmalig oder regelmäßig stattfinden. Um den Aufwand für das Erstellen einer regelmäßigen Veranstaltung zu minimieren, haben unsere Softwareentwickler die Terminvervielfältigung in Avendoo® integriert. Legen Sie eine Startveranstaltung an und wählen Sie anschließend ein Muster, nach dem sich der Termin vervielfältigen soll, z.B. wöchentlich, monatlich oder an jedem 3. Dienstag – und schon werden die restlichen Termine erstellt. Das gleiche Prinzip gilt natürlich auch für die restlichen Daten der Startveranstaltung wie zum Beispiel Uhrzeit, Sprache oder Standort.

 

 

Erweiterte Funktion: Mehrfache Terminbearbeitung

… und sollten Sie sich bei der Terminvervielfältigung oder generell bei dem Erstellen verschiedener Veranstaltungen vertan haben, können Sie nun auf die Mehrfache Terminbearbeitung zurückgreifen. Wählen Sie dazu alle Veranstaltungen aus, die Sie bearbeiten möchten und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.

 

Sie würden die neuen Funktionen des Veranstaltungsmanagements gerne live sehen? Dann vereinbaren Sie eine Online-Präsentation, in der wir Ihnen Avendoo® vorstellen.

 

Ein Blog-Beitrag von Jennifer Jordan

Das richtige Lernkonzept macht’s

Methodik-LernkonzepteBlended Learning, Virtual Classroom oder ausschließlich Präsenzveranstaltungen vor Ort? Unternehmen, die ihre Mitarbeiter mit Hilfe von E-Learning aus- und weiterbilden, müssen sich zu Beginn einer neuen Schulungsmaßnahme mit einer Reihe von Fragen beschäftigen – unter anderem mit der Frage nach der geeigneten Schulungsmethode bzw. dem Lernkonzept. Um E-Learning erfolgreich in die vorhandene Aus- und Weiterbildungsstrategie zu integrieren, ist Basiswissen unerlässlich. Mit diesem ersten Überblick über die gängigen Lernkonzepte möchten wir Sie bei der anstehenden Erweiterung oder Umstrukturierung Ihrer Ausbildungsprozesse unterstützen.

Der Einstieg: Das Anreicherungskonzept

Das Anreicherungskonzept ist besonders für den E-Learning-Einstieg geeignet, da die Wissensvermittlung hauptsächlich in Form von Präsenzveranstaltungen stattfindet. In diesen Seminaren werden die Lerner vor Ort von einem entsprechenden Trainer geschult. E-Learning wird zur Unterstützung der Lehrveranstaltung, insbesondere der Materialbeschaffung (Unterlagen, Präsentationen, Informationen) verwendet und um die Vor-und Nachbereitung einer Schulung zu ermöglichen. So könnt zum Beispiel nach der Veranstaltung „Erste-Hilfe-Kurs“ ein Dokument zur Verfügung gestellt werden, in dem die zentralen Handlungsanweisungen noch einmal zusammengefasst sind. Eine andere Möglichkeit das Anreicherungskonzept einzusetzen sind Feedbackbögen, die vor einer Veranstaltung ausgefüllt werden, um die Erwartungen der Teilnehmer an die bevorstehende Veranstaltung zu erfahren. Zusätzlich kann der Feedbackbogen nach einer Veranstaltung zur Qualitätssicherung eingesetzt werden.

Aus zwei wird eins: Das Integrationskonzept

Das Integrationskonzept meint eine Kombination aus den Vorteilen einer Präsenzveranstaltung und den Vorteilen eines E-Learnings.  Man spricht in diesem Zusammenhang auch von Blended Learning. Dabei werden die heute verfügbaren Möglichkeiten der Vernetzung über das Internet in Verbindung mit klassischen Lernmethoden und –medien zu einem sinnvollen Lernprozess genutzt. Dadurch sind sowohl Kommunikation und Information als auch Wissensmanagement möglich – losgelöst von Ort und Zeit.

Stärken einer Blended Learning Schulung

/ Flexible Gestaltung – In Online Lernphasen werden die Inhalte einer zuvor stattgefundenen Präsenzveranstaltung aufgearbeitet und ergänzt – oder andersherum: Eine Online Lernphase bereitet die Lernenden auf eine abschließende Präsenzveranstaltung vor. Dadurch werden die Präsenzveranstaltungen optimiert und effizienter gestaltet – das führt zu einer nicht unerheblichen Kostenersparnis.
/ Wissen vernetzen – Durch die Abwechslung bei der Schulungsmethode wird die Motivation bzw. das Durchhaltevermögen der Lernenden gefördert und ihr Wissenshorizont erweitert.
/ Orts- und zeitunabhängig – Die Mitarbeiter sind, dadurch dass sie das Lernangebot nach ihrem individuellen Bedarf nutzen können, zeitlich und örtlich flexibel.
/ Persönlich – Während der Präsenzschulungen können sich Lerner austauschen und den Kontakt mit den Trainern aufnehmen, so dass eine persönliche Beziehung aufgebaut wird und der Lernende sich nicht allein gelassen fühlt
/ Evaluation – Mitarbeiter können Ihren Lernstand durch integrierte Lernstandkontrollen und Übungen besser einschätzen. Erst wenn Probleme wahrgenommen werden, besteht die Möglichkeit diese nach einer Analyse zu bekämpfen und zu antizipieren, damit Ihre Mitarbeiter individuell gefördert werden.

Volle Flexibilität: Das Virtualisierungskonzept

Beim Virtualisierungskonzept nehmen Sie bewusst Abstand von Präsenzveranstaltungen und verlagern Ihre gesamte Wissensvermittlung in einen virtuellen Raum, einen sogenannten Virtual Classroom. In diesem können die Lerner sowohl asynchron nach ihrem eigenen Tempo lernen oder synchron an Webinaren teilnehmen und aktiv Wissensmanagement betrieben. Beim E-Learning wird den Lernern daher volle Flexibilität eingeräumt: nicht nur räumlich und zeitlich – auch inhaltlich.

Herausforderungen beim E-Learning

/ Höchste Priorität beim E-Learning hat das didaktische Konzept, welches die Lernenden erfolgreich und gleichzeitig abwechslungsreich durch die Schulung führen muss.
/ E-Learning erfordert eine hohe Selbstdisziplin bzw. Motivation bei den Lernern, so dass eine entsprechend zeitintensive Betreuung notwendig werden kann.
/ Für Webinare, bei denen die Lernenden synchron miteinander arbeiten, werden Moderatoren o.Ä. benötigt, damit der Lernprozess strukturiert abläuft und für alle Teilnehmenden von Erfolg geprägt ist.

Fazit: Aus der Praxis…

… können wir Ihnen das Integrationskonzept empfehlen, denn Blended Learning gibt sich weniger den rein technischen Möglichkeiten hin, sondern setzt vor allem auf den gesteigerten Lerneffekt durch die Kombination aus Online-Lernphasen und gezielten Präsenzveranstaltungen. Aber auch Präsenzveranstaltungen und E-Learnings haben ihren berechtigten Einsatz. Dennoch gilt: Der Inhalt bestimmt die Lernform und damit das Konzept – nicht andersherum.

Ein Blog-Beitrag von Jennifer Jordan

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