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E-Learning und Onboarding? Eine gute Kombination

E-Learning als Unterstützung für die Einarbeitung nutzen

Die Digitalisierung führt zu einem grundlegenden Wandel in der Arbeitswelt. Das erzeugt auf der einen Seite Ängsten und Herausforderungen, auf der anderen Seite hält dieser Veränderungsprozess aber auch neue Wege, Chancen und Möglichkeiten bereit. Um die Effizienz von internen Einarbeitungsprozessen zu verbessern, setzen z.B. immer mehr Unternehmen auf digitales Onboarding. Neue Mitarbeiter werden dabei unter anderem mit Hilfe von multimedialen Lerneinheiten eingearbeitet und in den Arbeitsalltag integriert. So werden nicht nur Redundanzen bei der Einarbeitung vermieden, da Arbeitsabläufe und interne Prozesse oft standardisiert sind, sondern auch der Aufwand für die verantwortliche Belegschaft wird deutlich minimiert. Außerdem kann auf diese Weise sichergestellt werden, dass die Qualität des Onboarding-Prozesses gleichbleibt und wichtige Informationen an alle neuen Mitarbeiter korrekt weitergegeben werden.

Neue Mitarbeiter mit digitalem Onboarding integrieren

Ziel der Einarbeitung und des gesamten Onboarding-Prozesses ist es, dass neue Mitarbeiter möglichst schnell in das Unternehmen finden und mit ihrem Fachwissen zum Arbeitsalltag beitragen können. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um einen Auszubildenden oder um eine Fachkraft handelt. Gerade die Anfangszeit im neuen Unternehmen spielt eine wichtige Rolle, denn sie prägt das Verhältnis des neuen Mitarbeiters zum Unternehmen auf entscheidende Weise. Mit einer qualifizierten und auf den Mitarbeiter zugeschnittenen Einarbeitung, wird eine Bindung an das Unternehmen, die Identifikation mit der Marke und/oder den Produkten, der Philosophie und Geschichte sowie den Menschen und Visionen erzielt. Dadurch erhalten neue Mitarbeiter sofort einen Überblick über das Unternehmen und ihr Aufgabenfeld und das Wir-Gefühl stellt sich ein. Onboarding schafft daher nicht nur eine fachliche Basis, sondern sorgt auch für eine soziale Integration.

Mit Hilfe von digitalen Lerneinheiten ergibt sich somit z.B. die Chance, eine interne Willkommenskultur zu entwickeln und zu pflegen. Außerdem wird der Einstieg in die neue Firma auf diese Weise um eine positive Erfahrung bereichert, denn die Auswirkungen einer schlechten Einarbeitung können fatal sein: Nicht selten wird das Thema Onboarding auf die leichte Schulter genommen oder aufgrund von Ressourcenknappheit erst gar nicht durchgeführt. Dabei führen Denkweisen wie „Der neue Kollege wird sich schon von selber einarbeiten“ oft dazu, dass der Mitarbeiter demotiviert ist, sich und seine Fähigkeiten nicht wertgeschätzt fühlt und im schlimmsten Fall sogar seine Entscheidung bereut, in das Unternehmen gekommen zu sein.

Themen und Inhalte, die Sie für digitales Onboarding nutzen können

Welche Inhalte Teil Ihres Onboarding-Prozesses sind, das hängt ganz vom Unternehmen und von dem neuen Mitarbeiter bzw. der Position ab. Außerdem spielt auch der Umfang der Einarbeitung eine Rolle. Um einen zeitlichen Ablauf in den digitalen Onboarding Prozess zu bringen, gibt es in Avendoo® z.B. sogenannte Trainingspläne. Darauf befinden sich alle einzelnen Trainings, die es während der Einarbeitung zu absolvieren gilt. Mit Hilfe von Verbindungen können Abhängigkeiten zwischen den Schulungen erzeugt werden, damit z.B. die Compliance Schulung vor der Produktschulung bearbeitet werden muss. Und: Neue Kollegen lassen sich zum Trainingsplan (und damit auch zu allen darin enthaltenen Schulungen) mittels Teilnehmerregel schnell und einfach anmelden.

Für digitales Onboarding eignen sich generell vor allem die Inhalte, die für sämtliche neue Mitarbeiter wichtig sind wie z.B. allgemein geltenden Unternehmensstandards und Verhaltensregeln. Hier einige Vorschläge für weitere Themen, die die neuen Mitarbeiter dank E-Learning in Eigenregie und nach eigenem Lerntempo erkunden könnten:

  • Informationen zu Compliance Richtlinien und dem Unternehmensleitbild
  • Einführung in wichtige Prozessabläufe und Strukturen (Beispiel RUNNERS POINT „Visual Merchandising Grundlagen“)
  • Vorstellung der Kollegen und der Büroumgebung
  • Grundlagen für die Bedienung von Systemen oder Software
  • Bereichsspezifische Inhalte (Beispiel Hamburger Hochbahn AG „Grundlagen der Zugsicherung“)
  • Erklärungen zu internen Begriffen / Fachwörtern
  • Regelungen zur Urlaubsplanung oder zur Arbeitszeiterfassung
  • Einführung und erste Informationen zu den Produkten und Marken
  • Schulungen zur Arbeitssicherheit oder Hygienestandards (Beispiel Valora Schweiz AG „HACCP Hygienevorschriften“ und „ASA Erstunterweisung“)
  • uvm.

Wichtig bei allen Onboarding Themen ist es, dass nicht nur bloße Fakten vermittelt werden, sondern verschiedenste Lehr- und Lernmethoden zum Einsatz kommen. Die Inhalte sollen kein Zeitvertreib sein, sondern dem neuen Mitarbeiter einen Mehrwert bieten und ihn optimal auf den Arbeitsalltag vorbereiten. Der Spagat zwischen allgemeingültigen Inhalten und den Inhalten, die für den neuen Mitarbeiter relevant sind, stellt dabei die Herausforderung dar. Ebenfalls nicht zu vergessen: E-Learning und das Bereitstellen von digitalen Lerninhalten ist nur eine Ergänzung bzw. Unterstützung des Onboarding-Prozesses. Der direkte Kontakt mit den Kollegen ist weiterhin sehr wichtig und sollte auf keinen Fall vernachlässigt werden.

Kontinuierliche Verbesserung und aktuelle Inhalte

Da jedes Unternehmen und jeder Mitarbeiter individuelle Wünsche und Anforderungen an die Einarbeitung haben, gibt es nicht den einen, perfekten Onboarding-Prozess. Inhalte, die z.B. für große Unternehmen von enormer Bedeutung sind, müssen bei einem Auszubildenden in einem kleinen, mittelständischen Betrieb nicht zwingend sinnvoll sein. Daher sind sowohl die Zielgruppe als auch die Unternehmenskultur zu berücksichtigen. Und: Holen Sie sich auch Feedback von Ihren neuen Mitarbeitern zu dem gerade absolvierten Onboarding-Prozess. Bestimmt ergeben sich daraus Themen, an die Sie evtl. noch gar nicht gedacht haben oder Sie decken Fehler und Stolpersteine für zukünftige, neue Kollegen auf. Kommunikation ist auch bei der Einarbeitung das A und O.

Zusammengefasst gilt es also für jedes Onboarding abzuwägen, welche Inhalte besser digital vermittelt werden können und bei welchen Themen sich eher die persönliche Einarbeitung lohnt. Denn fest steht, E-Learning und die Digitalisierung der Personalentwicklung, bieten Unternehmen neue Chancen, eine positive und emotionale Mitarbeiterbindung aufzubauen. Wenn neue Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen gebunden werden sollen, ist ein durchdachtes und systematisches Onboarding oft der Schlüssel zum Erfolg.

 

Ein Blog-Beitrag von Jennifer Jordan


siehe dazu auch:

  • „Onboarding im Zeitalter der Digitalisierung“, Susanne Bube, erschienen in: Personalentwicklung. Themen, Trends, Best Practice 2016, hrsg. Von. Karlheinz Schwuchow & Joachim Gutmann

 

11 Tipps für ein erfolgreiches Feedback

Tipps für gute FeedbacksDamit ein Feedback zu dem gewünschten Ergebnis führt, haben wir einige Empfehlungen erarbeitet, die unserer Meinung nach für das Erstellen eines Feedbacks bedeutsam sind. Als Beispiel soll in diesem Zusammenhang ein Feedback zur Qualitätssicherung einer Ausbildung dienen.

Das Feedback

Bevor Sie ein Feedback und die dazugehörigen Fragen erstellen, sollten Sie sich zunächst einige generelle Gedanken machen. Was genau möchten Sie mit Hilfe des Feedbacks erfahren? Sind Sie eher an der persönlichen Meinung der Teilnehmer interessiert oder geht es Ihnen primär darum eine Tendenz zu erfahren? Diese Vorüberlegungen sollen Ihnen später helfen konkrete Feedback-Fragen formulieren zu können.

Feedback-Fragen

  • Bei der Reihenfolge der Feedback-Fragen sollten Sie mit Detailfragen zur Ausbildung beginnen und erst am Ende des Feedback-Formulars eine Gesamtbewertung fordern. Das hat einen simplen Grund: Die Detailfragen sorgen dafür, dass Ihre Teilnehmer die Ausbildung noch einmal vor dem innerlichen Auge aufrufen. Aspekte, die sonst vermutlich vergessen werden würden, werden aktiviert und nehmen Einfluss auf die Gesamtbewertung.
  • Wir empfehlen maximal acht bis zwölf Fragen pro Feedback, um die Übersichtlichkeit beizubehalten. So wird darüber hinaus gewährleistet, dass der zeitliche Rahmen für das Ausfüllen des Feedbacks nicht unnötig überschritten wird.
  • Feedbackfragen können unter anderem nach dem Ja/Nein- oder Single/Multiple Choice-Prinzip beantwortet werden. Mit diesen Fragetypen sollen die Teilnehmer zu einer konkreten Entscheidung geleitet werden. Freitext-, Schieberegler- und Priorisierungs-Fragen dienen hingegen dazu eine Tendenz zu erfragen. Je nachdem, ob Sie eine Wertung oder eine bestimmte Entscheidung erfragen möchten, sollten Sie daher den entsprechenden Fragetypen auswählen.
  • Die einzelnen Fragen sollten immer komplett ausformuliert sein bzw. eine Aussage enthalten, die bewertet werden soll. Stichworte sollten nicht verwendet werden, damit keine unterschiedlichen Interpretationen bei der Beantwortung der Frage möglich sind.

Antwortmöglichkeiten

  • Handelt es sich bei Ihrer Frage um eine einfache Frage, so sollten Sie bei den Antwortmöglichkeiten einen Mittelpunkt angeben (Beispiel: Wie bewerten Sie die Dauer der Schulung? Drei Antworten: Schlecht, Mittel, Gut). Ein Mittelpunkt sollte dann angegeben werden, wenn eine konkrete Aussage ausgewählt werden soll, so dass daraus entsprechende Handlungen abzuleiten sind.
  • Wenn Ihre Feedbackfrage eine komplexe Fragestellung enthält, kann es durchaus sinnvoll sein vier bis sechs Antworten anzubieten, um eine Tendenz zu erfragen. (Beispiel: Welchen Gesamteindruck haben Sie von Ihrer Ausbildung? Nicht zufrieden, kaum zufrieden, recht zufrieden, sehr zufrieden)
  • Ordnen Sie die Antworten in einer festen Wertungs-Reihenfolge an. Wir empfehlen die Antworten entsprechend der Leserichtung anzuordnen. Negative bzw. schlechte Wertungen sollten links stehen, positive rechts. Die Bewertung entspricht dadurch ebenfalls der bekannten Zeitleiste, bei der positive Aspekte in der Zukunft liegen (rechts) und bei der negative Aspekte eher mit der Vergangenheit in Verbindung gebracht werden und somit links zu finden sind.
  • Generell sollten Sie lieber die Möglichkeit „Keine Antwort“ zur Verfügung stellen, statt der Antwortmöglichkeit „Weiß ich nicht“. Das hat einen simplen Grund: „Weiß ich nicht“ fließt mit in die Gesamtauswertung ein, „Keine Antwort“ nicht.
  • Bitte beschriften Sie alle Antwortmöglichkeiten, damit die Beantwortung übersichtlicher und schneller stattfinden kann. Außerdem werden dadurch mögliche Fehlinterpretationen vermieden.
  • Nutzen Sie die Kommentar-Funktion, wenn es für die Frage sinnvoll ist, lieber direkt unter der Frage, statt dem üblichen Texthinweis „Kommentare bitte am Ende des Fragebogens“. Gedanken, die der Auszufüllende in diesem Moment hat, könnten verloren gehen. Geben Sie demjenigen, der Ihr Feedback ausfüllt, besser am Ende des Fragebogens die Möglichkeit „Sonstige Anmerkungen“ vorzunehmen.

Wenn Sie sich diese Tipps zu Herzen nehmen und bei der Erstellung eines Feedbacks beachten, werden Sie Meinungen erhalten, die eine große Aussagekraft besitzen. Denken Sie bei jedem Feedback vor Allem an Punkt 1: Machen Sie sich generellen Gedanken dazu, was Sie mit Hilfe des Feedbacks erfahren möchten. Dann kann nichts mehr schiefgehen… und falls doch, steht Ihnen unser Support-Team jederzeit beratend zur Seite.

Ein Blog-Beitrag von Jennifer Jordan

Dürfen wir vorstellen? Das neue Feedback

Neuer-Avendoo-Feedback-AssistentFeedbacks und Feedbackfragen – Bisher hat man für das Erstellen eines Feedbacks einzelne Fragen und Textbereiche benötigt, die dann zu einem Feedbackformular zusammengefasst wurden. Daran hat sich nichts geändert. Was sich aber geändert hat, ist die Verwaltung der Fragen – dafür gibt es jetzt einen eigenen Feedbackfragen-Assistenten.

Zentrale Verwaltung der Fragen und Textbereiche

Für den alten Feedback-Assistenten mussten separate Fragen und Textbereiche  erstellt werden, die jeweils nur für ein Feedback verfügbar waren. Wenn zwei Feedbacks den gleichen Inhalt hatten (zum Beispiel „Wie hat Ihnen die Veranstaltung gefallen?“) musst jede Frage und jeder Textbereich doppelt erstellt werden. Mit dem neuen Feedback-Assistenten werden Fragen und Textbereiche nun zentral erstellt und verwaltet. Heißt: Wenn Sie einmal die Feedbackfrage „Wie hat Ihnen die Veranstaltung gefallen?“ erstellt haben, können Sie diese in x-Feedbacks wiederverwenden und müssen sie nicht jedes Mal neu erstellen. Da die Feedbackfragen/ Textbereiche fortan losgelöst vom Feedback erstellt werden, gibt es im Autorenbereich Lerninhalte nun Feedbackfragen und Feedbacks. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Möchten Sie ein neues Feedback erstellen, können Sie nun aus einem Pool an Fragen und Textbereichen wählen und diese individuell zu einem Feedback zusammenfassen.

Mehrfach verwenden, übergeordnete Fragen und die Feedback-Vorlage

Die Option „Mehrfach verwenden“ an einer einzelnen Frage bzw. einem Textbereich bietet darüber hinaus die Möglichkeit nach denjenigen Fragen und Texten zu filtern, die universal verwendet werden können. Auch hier passt das Beispiel „Wie hat Ihnen die Veranstaltung gefallen?“. Eine solche Frage kann mehrfach verwendet werden, weil darin keine spezifischen Angaben enthalten sind – die Frage ist für jede x-beliebige Veranstaltungen universell einsetzbar.

Wenn Sie eine Feedbackfrage als  „Übergeordnete Frage“ kennzeichnen, bedeutet das, dass die Frage nur von Autoren bearbeitet werden kann, die eine entsprechende Berechtigung dazu haben. Eine übergeordnete Frage kann beispielsweise von einem Ihrer Abteilungsleiter hinzugefügt werden; die anderen Autoren Ihrer Lernwelt  können die Frage aber weder editieren noch löschen.

Haben Sie einmal ein solides Feedback erstellt, können Sie dieses auch als Vorlage markieren, um darauf aufbauend weitere Feedbacks zu erstellen. Die Idee: Indem Sie einzelne Fragen/ Textbereiche dieser Vorlage fixieren, stellen Sie sicher, dass diese Elemente in jedem Feedback enthalten sind, die auf der Vorlage aufbauen. Ein Bespiel: Sie erstellen intern eine Feedback-Vorlage mit 2 fixierten Feedbackfragen. In Ihrem Unternehmen baut jedes Feedback auf dieser Vorlage auf, daher enthält jedes Feedback die fixierten Fragen. Das hat den Vorteil, dass Sie darüber später umfangreiche Auswertungen vornehmen können.

 

Das neue Feedback wird in den kommenden Wochen für alle Lernwelten verfügbar. Sollten Sie an einer Stelle nicht weiter wissen, hilft Ihnen unsere Avendoo13 Online-Hilfe. Sie dürfen sich aber natürlich auch gern an das Support-Team wenden.

Ein Blog-Beitrag von Jennifer Jordan