Lerntrainings für Privatkunden – Swisscom Academy macht’s möglich

Das Veranstaltungsmanagement im Einsatz

Veranstaltungen vorbereiten, durchführen und nachbereiten – wenn es um die Organisation und Verwaltung von Veranstaltungen und deren Teilnehmern geht, unterstützt das integrierte Veranstaltungsmanagement von Avendoo® viele Aufgaben. Aus diesem Grund setzt auch Swisscom Academy auf die Lernwelt.

Swisscom Academy – das Lern- und Trainingsangebot der Swisscom Schweiz

Swisscom Academy bietet verschiedenste Lern- und Trainingsangebote an, die z.B. dabei helfen, sich in der digitalen Welt zurechtzufinden. Gleichzeitig soll so auch die Begeisterung für neue Produkte und Innovationen geweckt werden. Von konventionellen Schulungen mit Tipps & Tricks zur Gerätebedienung und Workshops in Kleingruppen bis hin zu Pre-Launch-Events, bei denen Produkte vorgestellt werden, die noch nicht im Handel erhältlich sind – Swisscom Academy bietet das passende Angebot. Die Anmeldung zu einem solchen Training ist für Privatkunden nicht nur online, sondern z.B. auch im Shop vor Ort möglich.

Bei der Vielzahl der Angebote ist das Verwalten der einzelnen Veranstaltungstermine und deren Teilnehmer/innen keine einfache Sache. „Die bestehende Lösung war nicht mehr zeitgemäß und bot auch nicht die Flexibilität, um das gesamte Angebot abzubilden. Nebst dem großen händischen Aufwand mussten auch oft Umgehungslösungen gefunden werden, welche das Kundenerlebnis bei der Buchung einer Veranstaltung oder beim Stöbern im Angebot nach unten sinken ließ. Weil Avendoo® schon sehr lange bei Swisscom für interne Zwecke im Einsatz ist, haben wir natürlich eine Lösung mit Avendoo® angestrebt.“, so Gregor Trefzer, Projekt-Verantwortlicher bei Swisscom.

Gesagt oder besser: gewünscht, getan. Gemeinsam mit unseren Softwareentwicklern ist die Anzeige des Trainingsangebotes entwickelt und in den Swisscom Webauftritt eingebunden worden. Hinter jedem Lern- bzw. Trainingsangebot steckt eine Avendoo®-Veranstaltung. Klickt ein Interessent eine Veranstaltung an, erscheint zunächst eine Modulbeschreibung und nach der Terminauswahl das passende Registrierungsformular für die Eingabe der persönlichen Daten. Mit Klick auf „Verbindlich anmelden“ wird im Hintergrund ein Avendoo® Account erstellt – Anmeldung am ausgewählten Termin inklusive. So können alle weiteren Standard-Funktionen von Avendoo® für das Terminangebot genutzt werden.

Auch für die Mitarbeiter, die das Lernangebot erstellen, ist diese Lösung vorteilhaft: Werden in Avendoo® neue Veranstaltungen oder neue Termine einer bestehenden Veranstaltung hinzugefügt, erscheint das Angebot auch automatisch im Webauftritt von Swisscom Academy.

„Da für jeden Teilnehmer einer Academy Veranstaltung ein eigener Avendoo® Account erstellt wird, wäre sogar in Zukunft so auch E-Learning möglich. Mit Hilfe eines personalisierten Links könnten Teilnehmer gezielt zu Lerninhalten geleitet werden, die online zur Bearbeitung freigegeben sind.“, so Projekt-Assistent Dominic Jacobsmeyer, der auf unserer Seite für das Projekt verantwortlich ist.

Schnittstellen und andere Herausforderungen

Swisscom Academy Avendoo

„Die größte Herausforderung lag ganz klar in der Vielzahl der Schnittstellen, denn alle Systeme müssen einwandfrei die Daten untereinander austauschen und synchronisieren können. Eine Schnittstelle war beispielsweise die zu einem externen Kommunikationssystem, mit dem die generelle Kommunikation der Swisscom mit Kunden abläuft, damit Termin- oder Teilnahmebestätigungen auf Wunsch auch postalisch versendet werden können.“

Eine weitere Herausforderung waren die unterschiedliche Mitarbeiter-Gruppen, die für bzw. mit Academy arbeiten: Neben der Online-Anmeldung können sich Interessierte natürlich auch in den Swisscom Shops vor Ort anmelden. Für das dort eingesetzte CRM-System musste daher ebenfalls eine Schnittstelle entwickelt werden. Außerdem können auch die Telefon-Agenten Anmeldungen zu einer Veranstaltung annehmen und Stornierungen oder Umbuchungen telefonisch durchführen. Dafür arbeiten sie mit einer auf sie zugeschnittenen Autorenoberfläche, die vor allem durch eine Besonderheit besticht: Die Accounts sind zeitlich begrenzt und nur für 1 Tag gültig – so kann sichergestellt werden, dass die Daten nicht an Dritte gelangen, sollte ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.

„Seit Beginn des Projektes sind schon mehr als 20.000 Teilnehmer/innen mit Hilfe von Avendoo® verwaltet worden“

Von der Idee bis zur fertigen Umsetzung sind einige Monate verstrichen, da allein das Zusammentragen der einzelnen Anforderungen und Schnittstellen äußerst zeitintensiv war. „Hat sich dann während der Konzeptionsphase eine Anforderung geändert, mussten alle vorherigen Schritte wieder hinterfragt werden. Da kann man schon einmal den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen. Aber die Mühe hat sich definitiv gelohnt“, so Dominic Jacobsmeyer weiter. Seit Februar 2015 steckt hinter jedem Training Avendoo®.  Aktueller Zwischenstand? Mehr als 20.000 Teilnehmer/innen abgewickelt.

Was sagt die Swissom selbst zu dem Projekt?

Gregor Trefzer, Hauptverantwortlicher für das Projekt Swisscom Academy „Weil Avendoo® bei uns bereits für interne Schulungen im Einsatz war, lag es nahe, dieses Tool auch für unsere Zwecke einzusetzen, auch weil wir von einer Fülle von vorhandenen Funktionen profitieren konnten. Eine große Herausforderung war es, die Anforderungen detailliert zu definieren und auch die ganzen Um-Systeme zu kennen, um diese geschickt einzubinden. Plangemäß und ohne größere Probleme konnten wir dann im vergangenen Herbst fließend auf die neue Plattform umstellen. In der Zwischenzeit haben sich bereits neue Anforderungen und Wünsche ergeben, die wir teilweise schon umgesetzt haben oder aber auch zukünftig gerne mit der Magh und Boppert GmbH und Avendoo® umsetzen.“

 

Ein Blog-Beitrag von Jennifer Jordan