In 6 Schritten zum effektiven Schulungsmanagement

Schulungsbedürfnisse ermitteln, anaylsieren und verbessern

Schulungsmanagement

© Izabela Habur

Buzzwörter wie „Lebenslanges Lernen“ oder „Zielgerichtete Personalentwicklung“ gehören zum Standard-Repertoire der betrieblichen Aus- und Weiterbildung. Damit die geplanten Schulungsmaßnahmen auch von Erfolg gekrönt sind und am Ende sowohl dem Unternehmen als auch den Mitarbeitern etwas nützen, muss zuvor eine genaue Bedarfsanalyse stattfinden. Effektives Schulungsmanagement beginnt bei der Identifikation der Probleme bzw. der Verbesserungsmöglichkeiten und endet auch damit – denn erfolgreiche Aus- und Weiterbildung lebt von der Wiederholung und dem nicht abreißenden Prozess.

Von der Bedarfsermittlung zur Schulung

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie haben von der Geschäftsführung ein Budget für Weiterbildungsmaßnahmen erhalten und müssen dieses nun sinnvoll aufteilen. Die Herausforderung besteht also darin, aus dem Budget das Maximum für Ihre Mitarbeiter herauszuholen. Da ein und dieselbe Schulungsmaßnahme nicht für jeden Mitarbeiter geeignet ist, gilt es zuvor konkrete Schulungsbedürfnisse zu ermitteln und erst danach die passende Maßnahme zu realisieren – denn nicht immer ist eine Schulung des Rätsels Lösung.

Identifikation des Problems bzw. der Verbesserungsmöglichkeit

Eine klassische Bedarfsanalyse startet mit der Identifikation des Problems. In der Überschrift steht bewusst der Zusatz “Verbesserungsmöglichkeit”, denn nicht immer rührt ein Schulungsbedarf aus einem Problem. Der Einsatz einer neuen Technologie um z.B. Unternehmensprozesse zu optimieren, kann ebenfalls dazu führen, dass Schulungsmaßnahmen ergriffen werden sollten. In diesem Fall geht es dann eher um eine Verbesserungsmöglichkeit. Generell sollten keine voreiligen Schlüsse gezogen werden oder überstürzt Schulungen „angeordnet“ werden, vielmehr geht es im ersten Schritt darum, das wahre Problem zu erkennen. Dazu können zum Beispiel Feedbackbögen und gezielte Gespräche mit den Mitarbeitern geführt werden. Achten Sie bei den Feedbackbögen auf die Fragestellung, denn sie kann großen Einfluss auf die Antwort nehmen. „Wenden Sie deshalb viel Sorgfalt an, wenn es um die Ausarbeitung geht. Es empfiehlt sich auch, Probeinterviews durchzuführen, um herauszufinden, ob die Fragen richtig aufgefasst werden.“

Problemanalyse

Effektives Schulungsmanagement

Wurde das Problem oder die Verbesserungsmöglichkeit erkannt, sollten Sie sich anschließend fragen “Warum existiert das Problem überhaupt?“. Sie stellen zum Beispiel fest, dass neue Mitarbeiter erst nach einer sehr langen Zeit in der Lage sind, eigenständig zu arbeiten. Das kann daran liegen, dass sie z.B. keinen festen Ansprechpartner haben oder aber der Ansprechpartner nicht ausreichend qualifiziert ist, die Einarbeitung zu übernehmen – er könnte diese Aufgabe vielleicht auch als zusätzliche Last ansehen und deshalb wenig motiviert sein. Es könnte aber genauso gut auch sein, dass es keinen festen Prozess für die Einarbeitung gibt und deshalb viele Aufgaben schlichtweg vergessen werden. Wichtig ist, dass keine Vermutungen angestellt werden, sondern klare Fakten geschaffen werden. Nur dann kann auch festgestellt werden, ob eine Schulung das erkannte Problem überhaupt lösen kann oder ob nicht besser andere Maßnahmen ergriffen werden sollten.

Zielgruppenbestimmung

„Dies könnte zwar der einfachste Schritt […] sein, aber einer, der auf keinen Fall ignoriert werden sollte. Wenn Sie jemals in einer Schulung saßen oder an einem Seminar teilgenommen und sich gefragt haben “warum bin ich eigentlich hier?” sind Sie vielleicht das „Opfer“ einer Zielgruppenverwechslung gewesen.“ – treffender kann man es nicht beschreiben. Die Bestimmung der Zielgruppe sollte nicht unterschätzt werden, hängen daran doch Kosten und Ressourcen. Soll heißen: Eine Schulung sollte nur den Mitarbeitern angeboten werden, die von dem Problem auch tatsächlich betroffen sind. In dem Beispiel also die Personen, die für die Einarbeitung zuständig sind.

Festlegen der Lernziele

Sie kennen nun das Problem, wissen warum es vorhanden ist, haben einen Überblick über die betroffenen Mitarbeiter und ein Training bzw. eine Schulung kann den Bedarf abdecken – um aus dem aktuellen IST-Zustand nun zu dem gewünschten SOLLL-Zustand zu gelangen, gilt es Lernziele zu formulieren. Diese sollten nicht nur klar formuliert, sondern auch umsetzbar und evaluierbar sein, damit sie auch tatsächlich zur Lösung des Problems beitragen. Je konkreter die Lernziele desto effektiver die Schulung bzw. das Training. Für das Problem der Einarbeitung kann es z.B. ein Lernziel sein, einen Prozess zu erarbeiten, der neben den abzuarbeitenden Themen auch den geeigneten Ansprechpartner enthält.

Schulungsmaßnahme durchführen und evaluieren

Ob inhouse Veranstaltung, E-Learning oder externe Veranstaltung, führen Sie die gewünschte Schulung durch und evaluieren Sie die Maßnahme anschließend, indem Sie unter anderem Kosten und Nutzen gegenüberstellen. Ebenfalls von großer Bedeutung: das Feedback der Teilnehmer „War die Schulung sinnvoll? Hat Sie zur Lösung des Problems beigetragen?“.

Ebenfalls kann es sinnvoll sein, eine weitere Evaluation zu einem späteren Zeitpunkt durchzuführen (beispielsweise nachdem ein neuer Mitarbeiter nach dem neuen „Fahrplan“ eingearbeitet wurde). Bedenken Sie, dass eine Schulungsmaßnahme allein vermutlich nicht ausreichen wird, um dauerhaft erfolgreich zu sein – Stichwort „Wissenstransfer“. Überarbeiten Sie Ihre (Lern-)Prozesse daher regelmäßig und überprüfen Sie, ob sich neue Herausforderungen oder Bedürfnisse ergeben haben. Dadurch können Sie nämlich auch künftige Schulungsmaßnahmen optimieren.

 

Ein Blog-Beitrag von Jennifer Jordan


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